Bir eğitim öğretim yılı daha sonlanırken yeni üniversite mezunlarımız da iş dünyasına ilk adımlarını atmak üzere yola çıktılar. İş arayışları, başvurular, mülakatlar diye sıralanan sürecin başındalar henüz. Kimileri daha ilk ayından işe alınırken kimileri ise belki aylarca işsiz kalacaklar. Şimdiden hepsine bu süreçte başarılar dilerken iş hayatının rekabetçi ortamında başarılı olabilmeleri için öğrenmeleri gereken çeşitli konuların varlığını da hatırlatmak isterim. Genel olarak bu konuları bir isim altında toplamak istersek tabi ki adına yönetim diyeceğim. Belirli bir görevi layığı ile yerine getirmek ve idame ettirmek başarılı bir yönetim kabiliyetinin ürünüdür. Sadece iş hayatı değil sosyal, aile veya eğitim hayatımızda da iyi bir yönetim sürecinin ardından kaliteli bir yaşam kendini gösterir.
Özellikle yeni mezun arkadaşlarıma tavsiye niteliğinde olması gayesiyle bu yazımda yönetim kavramını iş hayatı üzerinden ele alacağım. Sıkılmamanız adına da başlığımızı dört kategoriye ayıracağım. Dört yazılık seri sırasıyla; Proje yönetimi, toplantı yönetimi, stres yönetimi, zaman yönetimi şeklinde olacak. Her bir yazı ile de bu yönetim kategorisi üzerine rehber niteliğinde bir kitap tavsiyesinde bulunacağım. Hazırsak ilk yönetim kategorisi olan proje yönetimi ile başlayalım.
Proje Yönetimi
Belki de en önemli yönetim kategorisi olan proje yönetimi özellikle özel sektörde çalışmaya başlayacak adaylarımız için büyük bir önem arz ediyor. Yeni işe başlayan bir aday için çalışma hayatına dair tavsiyem görev/iş tanımı kavramına alışmaları, bu kavramın ne olduğunu iyice öğrenmeleri ve mutlaka mülakat esnasında, eğer başvurdukları ilanda yeterli bir şekilde detaylandırılmadıysa, iş tanımlarını karşı tarafa mutlaka sormaları olacaktır. Çünkü size verilen iş tanımı ya da tanımları çalışma hayatınız boyunca sizlerin yönetmekle yükümlü olacağınız projeleriniz olacaktır. Yani anlayacağınız üzere özel sektörde başarınız işinizi yönetme dolayısı ile projelerinizi yönetme başarınız ile doğrudan ilişkilidir.
Proje yönetimi çelişkili bir süreçtir. Başarılı bir proje yönetimi için bir yandan detaylı bir planlama yapmanız gerekirken bir yandan da beklenmedik durumlara karşı hazırlıklı olmanız gerekir. Bir yandan her bir detayı ince ince çalışmanız gerekirken diğer yandan ayrıntılarda boğulup bütünü kaçırmamanız gerekir. İster iş tanımınızda geçen herhangi bir madde olsun isterse gerçek bir proje olsun bu sürecin yönetimi bir beceri işidir ve başarınız bu becerinizin ne kadar iyi olduğuna bağlıdır.
Proje yönetiminde özellikle planlama, zamanın verimli kullanımı ve insan ilişkileri konuları büyük bir öneme sahiptir. Zamanın verimli bir şekilde kullanıldığı detaylı bir plan ve ekip arkadaşlarınızla/yöneticinizle kurduğunuz doğru ilişki ile sorunsuz bir proje yönetimi yapabilirsiniz. Fakat bu üç alt kategoriden herhangi birinin eksikliği projenin tamamlanamamasına ya da başarısız olmasına neden olabilir.
Yeni mezun arkadaşlarımın gözlerinin korkmaması ve proje yönetiminin önemini daha iyi anlamaları adına proje yönetim sürecinin ilişkilendirilebileceği bir örnek verecek olursam; bu süreci lisans bitirme tezlerini hazırlama ve teslim etme sürecine benzetmelerini tavsiye ederim. Bitirme teziniz, hocanız yani yöneticiniz tarafından size verilmiş bir projedir. Bu projenin ne kadar başarılı olduğu tez notunuz ile derecelendirilir. Proje yönetiminiz ise tez için yaptığınız plan doğrultusunda, edindiğiniz teknik bilgiler, bu bilgilerin yerinde ve doğru kullanılması, zamanında teslim için yardım aldığınız kişiler ve bu kişilerin doğru yönlendirilmesi ve nihayetinde amaçlanan ürünün elde edilmesi sürecidir.
Proje yönetim sürecini daha iyi anlamak ve bu süreci doğru yönetmek için gereken araçları öğrenmek için tavsiye edeceğim kitap ise; Harward Business School (Harvard İşletme Okulu) un Proje Yönetimi kitabıdır.
Harvard Business School Press (Pocket Mentor) – Proje Yönetimi
İş hayatı ile ilgili kitaplar çoğumuza sıkıcı gelebilir. Dolayısı ile bu türde kitapları alırken öncelikli olarak fayda oranına, gereksiz bilgilerden arındırılmış, sade ve öz bir kitap olmasına ve tabi ki fiyatının bütçemize dost olmasına dikkat ederiz. İşte tam bu kıstaslar doğrultusunda, iş hayatında kişisel gelişimimi destekleyecek bir kitap ararken rastladım ben bu kitaba. Bu bir cep kitabı aslında…
Bir solukta okuyabileceğiniz, içerisinde çeşitli proje yönetim araçlarının bulunduğu ki çok faydalı olduğunu düşündüğüm araçlar bunlar, bir cep kitabı. Kitap okumayı hele hele de kişisel gelişim kitaplarını okumayı sevmiyorsanız fakat bir yandan da kendinizi geliştirme zorunluluğu hissediyorsanız. Bu cep kitabı tam size göre.
İçerik olarak baktığımızda ise kitap; “Proje nedir?”, “Proje nasıl planlanır?”, “Proje nasıl başlatılır?”, “Proje nasıl yönetilir?”, “Problemler nasıl yönetilir?”, “Sonuçlandırma meseleleri nasıl yönetilir?” vs. gibi sorulara cevap niteliğinde. Kitap bu sorulara özel başlıklarla detaylandırılmış. Her başlık altında farklı soruların cevapları verilmiş. “İpuçları ve araçlar” kısmı ile sonlandırılmış ve bu kısımda proje yönetim araçları tablolar haline verilmiş. Özellikle “Proje nasıl planlanır” ve “Problemler nasıl yönetilir” kısımlarında birçok faydalı bilgi verilmiş.
Özel sektörde çalışma deneyimlerim esnasında bu cep kitabını keşfetmiş ve çok faydasını görmüştüm. Kitapta verilen yönetim araçlarını excel dosyası olarak tek tek kaydedip kullanmış ve bu sebeple yöneticimin takdirini kazanmıştım. Bu sebeple verilen araçların sizlere de faydalı olacağını düşünüyorum.
Bu kitabı kimler okumalı sorusunun cevabını verecek olursam; öncelikle özel sektöre yeni giriş yapan yeni mezun beyaz yaka adayları, sonrasında ise eğitim, sosyal veya aile hayatı ayırmaksızın yaşamının herhangi bir döneminde bir görevi ya da sorumluluğu yürütmek mecburiyetinde kalmış fakat yanlış yöntemler kullanarak başarısız olmuş dostlarımın okumasını tavsiye ederim. Bu kitap ile birlikte proje yönetimi konusuna güzel bir giriş yapabilir ve genel hatları ile bu sürecin işleyişini öğrenebilirsiniz.
Özellikle yeni mezun arkadaşlarım! Biryandan başvurularınızı yaparken bir yandan da daha iş hayatına girmeden başarı merdivenlerini çıkma yolunda temelinizi bu ve bunun gibi kitaplar ile atabilirsiniz. Hepinize yeni yaşantınızda başarılar diler mezuniyetinizi can-ı gönülden kutlarım.
